אישורי הגעה לאירוע שלך

מזל טוב! סגרתם כבר את האולם, ספקים ואפילו חשבתם על האטרקציות באירוע- אך מה עם לברר במדויק כמה מוזמנים צפויים להגיע..?

ראשית מתחילים בהכנת רשימה מפורטת של המוזמנים עם צפי הגעה וטלפונים, רושמים בנפרד כל משפחה או זוג אך רק עם טלפון אחד על מנת לא ליצור כפילויות ברשימה. ככלל אצבע אין סיבה להתחייב לאולם על יותר מ-75% מכמות המוזמנים הראשונית וברוב המקרים עדיף להתחייב אפילו על פחות.

את אישורי ההגעה נתחיל לבצע לקראת האירוע- בין שבוע לשבועיים לפני המועד שבו מודיעים לאולם על ההתחייבות הסופית- זכרו כי את ההתחייבות תמיד אפשר להגדיל אך כמעט ואין אפשרות להקטינה. מתחילים במספר סבבי הודעות על מנת לבדוק מי מהאורחים מגיע או לא מגיע בוודאות, ולאחר מכן מתחילים סבבים טלפוניים. אפשר להיעזר בחברים שיתקשרו עבורכם או למי שרוצה לחסוך את הטרחה עדיף לפנות לחברת אישורי הגעה שתעשה עבורו את העבודה במהירות ובמקצועית ובעלות סבירה. חשוב להקפיד שהאורחים ירגישו בנוח להגיד את התשובה האמיתית ולכן יש לשאול את המוזמנים רק דרך גורם שלישי ולא בעצמכם על מנת למנוע מצבים של אי נעימות ותשובות לא מדויקות.

לאחר ביצוע אישורי ההגעה, אנו נקבל רשימה של אורחים שמגיעים בטוח, ומספר אורחים שאמרו כי הם בסימן שאלה או ידעו רק סמוך מאוד למועד האירוע. ככלל, ברוב החתונות עלינו להוריד לפחות 5% מכמות המוזמנים שאישרו הגעה ועל מנת להיות בטוחים ומוגנים מפני הפתעות עדיף להתחייב על לא יותר מ15% מכמות המוזמנים שאישרו הגעה- אנחנו תמיד נעדיף להעביר את הסיכון לאולם ולא להפסיד מנות במקרה של אירועים לא צפויים.

יום לפני האירוע או באותו היום נרצה להזכיר לאורחים שהנה האירוע הגדול מגיע! אולי גם נרצה להזכיר לבוא בלבוש נוח או מיוחד או פשוט לשלוח הודעת תזכורת עם קישור לWAZE. ולאחר האירוע נעשה בשכל אם נודה לאורחים שהגיעו או בטלפון אישי או בהודעה אישית לכל אורח…

חושבים שזה גדול עליכם? תנו לנו להוריד משימה אחת מהראש וצרו עמנו קשר…

מאמרים נוספים